Die Teilnehmer*innen emotional abholen

Eine einfache Frontalbeschallung ist heutzutage nicht mehr „up to date“. Was also tun? Die Teilnehmer*innen wollen mitmachen und mitbestimmen – nur so fühlen sie sich emotional abgeholt. Das hört sich erst einmal einfach an, aber ist es das auch? Hier lohnt es sich, Gedanken zu investieren! Es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Einige Beispiele.

Die Integration der Teilnehmer*innen sollte möglichst schon vor dem Event starten!

Warum sollte sich der/die Teilnehmer*in nicht selbst vorab seine/ihre persönliche Agenda digital zusammenstellen können? Wann möchte er/sie welchen Vortrag oder welchen Workshop besuchen? Wann möchte er/sie sich freie Zeiten zwischenschieben oder wann einen Gesprächstermin mit einem Vertriebskollegen/einer Vertriebskollegin wahrnehmen, welcher parallel digital vereinbart wurde? Jede/n Teilnehmer*in treiben spezielle Fragen um – warum diese also nicht bereits vor dem Event einreichen, so dass der/die Referent*in direkt darauf eingehen kann?

Den Vortrag des Referenten/der Referentin auf die Zielgruppe anpassen

Apropos Referent*in. Wäre es nicht sinnvoll, dass der/die Referent*in seinen/ihren Vortrag genau auf seine/ihre Zielgruppe anpasst? Stellen Sie sich einmal vor, er/sie könnte sich optimal vorbereiten, indem er/sie im Vorfeld kleine Steckbriefe von den Zuhörern/Zuhörerinnen erhält, die sich für seinen/ihren Vortrag angemeldet haben. Auch das kann schon vor der Veranstaltung abgefragt werden. Der/Die Teilnehmer*in spürt so ein echtes Interesse an seiner/ihrer Person und seinen/ihren persönlichen Fragestellungen.

Bestmöglichen Wissenstransfer schaffen

Auf der Veranstaltung angekommen, wartet auf jede/n Teilnehmer*in seine/ihre maßgeschneiderte Agenda. Und auch in den einzelnen Vorträgen und angebotenen Workshops wird die Teilhabe großgeschrieben. So kann durch Kleingruppen ein bestmöglicher Wissenstransfer geschaffen werden, da auch Gespräche und ein persönlicher Austausch möglich sind. Bei großen Gruppen ist dies schwieriger umsetzbar, doch auch hier können spezielle Eventsoftwares oder Event-Apps weiterhelfen, mit denen während des Vortrags Abstimmungen getätigt und/oder Fragen an den Referenten/die Referentin gestellt werden können. Der/Die Referent*in kann so aktiv und spontan auf seine/ihre Zuhörer*innen eingehen; die Teilnehmer*innen können das Programm mitgestalten.

Leicht miteinander ins Gespräch kommen

Auch Gruppenarbeiten können ein geeignetes Medium sein (sogar in großen Gruppen), um Inhalte aktiv zu vermitteln und die Teilnehmer*innen mitmachen zu lassen. Auch freie Zeiten und die Schaffung von entsprechenden Bereichen zum Networken sollten nicht zu kurz kommen – gerne auch angeleitet, so dass man leicht miteinander ins Gespräch kommt. Spielerische Bestandteile können hierbei die Stimmung lockern und zum Mitmachen animieren.

Dies sind natürlich nur einige Beispiele – die Möglichkeiten sind vielfältig und sollten immer genau auf die Veranstaltung, das Ziel sowie die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Mehrwerte für die Teilnehmer*innen generieren

Wieder daheim lässt man das Event Revue passieren. Habe ich mich abgeholt gefühlt, war die Veranstaltung kurzweilig und vor allem: Konnte ich echte Mehrwerte für mich generieren? Wenn alle Fragen mit einem Ja beantwortet werden können, haben die Organisatoren einiges richtig gemacht. Ist es nicht auch genau das, worum es bei einem gelungenen Event geht?

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Wir treiben Aufklärung. Liefern Ihnen dazu unsere drei Lehren aus Denkfehlern im Bereich des Eventmanagements.

Das finanzielle Potenzial Ihrer Veranstaltung

Im ersten Abschnitt werfen wir gemeinsam mit Ihnen einen detaillierten Blick auf das finanzielle Potenzial Ihrer Veranstaltung. Der Einfachhalt halber soll uns in diesem Fall eine Tierversicherung als Grundlage dienen, samt Ihnen als Leiter/-in des Marketingbereichs eines Versicherers Ihrer Wahl. Das Produkt Tierversicherung wird von Ihrem Unternehmen nicht angeboten. Und das, obwohl nachweislich jeder Fünfte der bei Ihnen Versicherten ein Haustier besitzt.

Integration von Workshops

Long story short: Sie integrieren zu diesem Thema Workshops bei Ihrer alljährlichen Führungskräftetagung. Die Workshops widmen sich dem Thema der Entwicklung sowie zeitnahen Einführung einer Tierversicherung. Integriert in Ihre Veranstaltung belaufen sich die Kosten der Workshops auf nicht mehr als EUR 100.00 pro Teilnehmer. Die jährlichen Beiträge für eine Hundehaftpflichtversicherung bewegen sich zwischen EUR 70.00 und EUR 150.00.

Die Durchführungskosten stehen für uns und sollten auch für Sie immer in Relation zu dem finanziellen Potenzial Ihrer Veranstaltung stehen.

Die Messbarkeit des Erfolgs Ihrer Veranstaltung

Mehr Lob als Kritik. Höhere Teilnehmerzahlen im Vergleich zu den letzten Jahren. Come on! Sie besitzen und benötigen andere Mittel, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung messbar zu machen. Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir vor der Veranstaltung einen IST-Zustand aus. Bevor Sie bei uns im Supermarkt die Lebensmittel einkaufen, schauen wir also erst mal zusammen mit Ihnen gepflegt in Ihren Kühlschrank, kapische?

Nur mit einem IST-Zustand lässt sich für uns und sollte sich auch für Sie der Erfolg Ihrer Veranstaltung messen lassen.

Bestimmung des IST-Zustands

Aber wie schaut so ein IST-Zustand aus? Und noch viel wichtiger, was muss ich tun, um diesen zu bestimmen? Begnügen wir uns hierfür wieder am Beispiel Ihrer Tierversicherung. Wir befinden uns ein halbes Jahr vor der von Ihnen geplanten Führungskräftetagung. Sie senden einen Fragebogen an Ihre erfolgreichsten Außendienstmitarbeiter/-innen. Integrieren natürlich auch die Frage nach dem Bedarf an neuen Versicherungen. Mehr als zwei Drittel antwortet Ihnen mit dem Wunsch der Entwicklung eines Modells für die Versicherung von Tieren.

Die Formel für den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Rückblickend lässt sich also festhalten, dass wir bei einem persönlichen Gespräch mit Ihnen gemeinsam den IST-Zustand sowie das (finanzielle) Potenzial Ihrer Veranstaltung bestimmen würden.

1. IST-Zustand (Status quo): Warum planen Sie, die Veranstaltung durchzuführen?
2. Potenzial (langfristig): Was bringt Ihnen die Durchführung der Veranstaltung?

Für uns und auch für Sie sollte ein erkennbarer Zusammenhang zwischen dem IST-Zustand sowie dem Potenzial Ihrer Veranstaltung bestehen.

Wir wollten für Sie Aufklärung betreiben. Mit Hilfe einer Formel den Nachweis für den Erfolg Ihrer Veranstaltung erbringen. Für uns gilt:

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