Eventagentur trifft QM-System

Gleich zu Beginn einer Projektanfrage gilt es sich an die, anhand des QM-Systems, eingeführten Strukturen sowie Prozesse zu halten. Jede Anfrage von Kunden/Kundinnen landet im aller ersten Schritt in einer (digitalen) Projektliste. Neben den Kontaktdaten lassen sich hier auch alle benötigten Informationen zur geplanten Veranstaltung finden (u.a. Datum, Uhrzeit, Ort, Art, Teilnehmeranzahl, Budget).

(Digitale) Listen sowie Vorlagen bilden einen wesentlichen Bestandteil eines QM-Systems. Alle sind von der Grundstruktur ähnlich aufgebaut sowie benannt. Sowohl unsere Kollegen/Kolleginnen als auch unsere Kunden/Kundinnen sollen sich beispielsweise in der dritten, fünften oder sogar zehnten Updatekalkulation ohne Probleme zurechtfinden. Die Möglichkeit eine „eigens gebaute“ Kalkulation (alles schon erlebt) auf dem Desktop zu besitzen, vermeiden wir so bereits im Ansatz. Ganz ähnlich verhält es sich somit auch bei einer To-do Liste, einem Gesprächsprotokoll, einem Regie-/Ablauf- oder Aufbauplan sowie, natürlich, auch bei einem unserer Herzstücke, den Eventkonzepten.

Und auch bei der Nachbereitung von Veranstaltungen lässt sich auf ein sehr breites Spektrum an Vorlagen zurückgreifen (u.a. Lieferantenbewertungen, Feedbackbögen).

Gewinn sowohl für den Kunden/die Kundin als auch für die Eventagentur

Wir stecken einen ungefähren Rahmen. In diesem Rahmen bewegen sowohl wir uns, als auch unsere Kunden/Kundinnen. „Das können wir Euch anbieten bzw. das könnt ihr von uns erwarten“. Wir bringen neben einer Menge an Erfahrung auch eine Menge an den eben beschriebenen (digitalen) Listen sowie Vorlagen mit ein. Uns ist dabei natürlich bewusst, dass nicht jedes Eventprojekt gleich abläuft, keinesfalls sogar. Nicht selten entstehen bei gemeinsamen Absprachen mit unseren Kunden/Kundinnen angepasste oder teils sogar auch komplett neue Eventdokumente. Einen ungefähren Weg zum Ziel vorzugeben, der im Anschluss von dem Kunden/von der Kundin klar definiert wird, bringt jedoch sowohl ihn/sie als auch uns ein gehöriges, vielleicht sogar das entscheidende Stück weiter.

Entscheidung für eine Eventagentur mit QM-System

Wo liegen nun also final die genauen Unterschiede zwischen einer Eventagentur mit QM-System sowie einer Eventagentur ohne QM-System? Vorweg: Eine allgemeingültige Aussage ist hier sicherlich nicht möglich. Dennoch denken wir, dass (immer wieder große) Themen wie beispielsweise die klare Nachvollziehbarkeit von Ideen, Meinungen und Entscheidungen sowie die direkt und genau zum Ziel führende Projektplanung/-umsetzung anhand eines eingeführten QM-Systems im Wesentlichen nicht nur besser, sondern auch deutlich präziser abgebildet werden kann.

Nur eine Floskel?

Erstaunlich ehrlich und außergewöhnlich transparent. Mit diesem Leitgedanken werben wir gegenüber unseren Kunden/Kundinnen. Unsere eingeführten Strukturen sowie Prozesse sind nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Wir garantieren Abläufe die darauf ausgerichtet sind die Anforderungen unserer Kunden/Kundinnen zu bestimmen, zu verstehen sowie beständig zu erfüllen. Durch stetige Optimierungen sowie kontinuierliche Verbesserungen profitieren unsere Ansprechpartner*innen gleichzeitig von einer ständig steigenden Projekteffizienz.

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Wikipedia definiert den Begriff Hygiene wie folgt: „Hygiene (altgriechisch ὑγίεια hygíeia, „Gesundheit“, ὑγιεινή hygieinḗ „der Gesundheit dienende Kunst“) ist zum einen die Lehre von der Gesunderhaltung des Einzelnen und der Allgemeinheit und zum anderen die Gesamtheit der Maßnahmen zur Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit und des Wohlbefindens sowie zur Vermeidung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten und Epidemien.“

Hygiene auf Events

Auch vor der Corona-Pandemie haben wir uns selbstverständlich bereits mit der Gesundheitserhaltung unserer Besucher*innen, Kunden/Kundinnen, Mitarbeiter*innen sowie Dienstleister*innen und Partner*innen befasst – so spielten schon immer diverse Gesetze, Verordnungen und Handlungshilfen bei der Planung von Events eine wesentliche Rolle. Die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes, der Lebensmittelhygiene-Verordnung, der Versammlungsstättenverordnung und der Verkehrssicherungspflichten gehörten unentwegt fest dazu – um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

Wir als Eventplaner*innen sind uns der großen Verantwortung für alle zur Veranstaltung gehörenden Personen bewusst und bilden uns in allen eventrelevanten Belangen stetig weiter. Zudem setzen wir für gewisse Themen Experten/Expertinnen, wie z. B. Technische Leiter*innen, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte ein.

Infektionsschutz- und Hygienebeauftragter für Veranstaltungen

Aus aktuellem Anlass spielt der Infektionsschutz eine wichtigere Rolle denn je. Der Bedarf Risiken anhand des Infektionsschutzes zu erkennen sowie die entsprechenden Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wird uns in naher Zukunft vermehrt begleiten und einen zentralen Bestandteil zur Bekämpfung der Corona-Pandemie bilden.

Die Qualifizierung zum/zur Infektionsschutz- und Hygienebeauftragten für Veranstaltungen wird bereits seit einiger Zeit angeboten – gewinnt nun allerdings immer mehr an Bedeutung. Interessant ist hierbei, dass der Tätigkeit als Infektionsschutz- und Hygienebeauftragte*r derzeit keine gesetzliche Formalqualifikation zu Grunde liegt (Stand: April 2021). Zudem ist der Aufgabenumfang nicht festgeschrieben – dieser ist aktuell lediglich von der Beauftragung abhängig. Es ist abzusehen, dass sich dieser Zustand in der näheren Zukunft vermutlich noch ändern wird. Sobald wieder Live-Events stattfinden dürfen, werden vermehrt Hygieneschutzkonzepte angefertigt werden müssen, welche ein gewisses Fachwissen voraussetzen.

Das passende Hygienekonzept

Aber was beinhaltet eigentlich ein solches Hygienekonzept und wie genau sieht es aus? Derzeit gibt es hierzu keine bestimmten Vorgaben. Fest steht allerdings, dass es sich bei einem guten Hygienekonzept sicherlich nicht nur um einen sexy 1-Seiter handelt, der mal eben so aus dem Ärmel geschüttelt wird. Ein passendes Hygienekonzept sollte gut durchdacht und individuell auf die Veranstaltung zugeschnitten sein und neben einer Veranstaltungsbeschreibung u.a. auch eine systematische Gefährdungsbeurteilung sowie eine Risikobewertung beinhalten. Daraus resultiert dann ein detaillierter Maßnahmenkatalog inkl. eines Hygieneplans, welcher wiederum aus mehreren Bestandteilen, wie einem Reinigungs-, Desinfektions- und Lüftungsplan besteht.

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Veranstaltung ganzheitlich betrachtet wird – vom Aufbaubeginn, über den eigentlichen Veranstaltungszeitraum, bis hin zum Abbauende; von der/dem Aufbauhelfer*in bis hin zum/zur Besucher*in.

Unser Fazit zum Thema Hygiene auf Events

Wir halten es für unabdingbar, sich als Eventmanager*in in diesem Bereich weiterzubilden, denn nur mit dem entsprechenden Know-How lassen sich Veranstaltungsabläufe hinterfragen sowie spezielle Risiken ermitteln und minimieren.

Nur gemeinsam schaffen wir es heraus aus dieser Zeit. In diesem Sinne: Bleibt gesund und bis bald – hoffentlich in live!

– Dieser Blogartikel ist im April 2021 entstanden. Eventuelle im Nachgang in Kraft getretene Gesetzesänderungen oder Verordnungen sind nicht berücksichtigt –

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Hellpinke Wundertüte

An diesem spätherbstlichen Nachmittag stand ich mitten in einem der vielen Kioske, die der Stadtteil Flingern in Düsseldorf so zu bieten hat. Fast unscheinbar zwischen Schokoriegeln und Weingummis lag sie, eine hellpinke Wundertüte. Rein aus Interesse betrachtete ich die abgebildeten Grafiken und las mir ausführlich die zum Kauf auffordernden Texte durch. Diese konnten mich, fast schon erwartungsgemäß, nicht überzeugen und so entschied ich mich schlussendlich relativ schnell gegen die hellpinke Wundertüte.

Bei einer solchen Wundertüte kommt nach dem Kauf das Unvorhersehbare mindestens genauso oft zum Vorschein wie das Erwartbare. Und wenig später reiht sich neben dem Gefühl der Zufriedenheit zusätzlich auch immer noch ein Hauch von Enttäuschung ein.

Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement

Nicht nur in Kiosken, gelegen im Düsseldorfer Stadtteil Flingern, kommen Wundertüten vor. Auch der Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement besitzt eine Menge farbenfroher und bunter Wundertüten. Jede von ihnen ist dabei gleichermaßen einmalig wie einzigartig gestaltet.

Bevor es gleich weitergeht mit bunten Wundertüten, werfen wir allerdings zunächst einen kurzen Blick auf den Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement. Herausforderung und Antrieb zugleich sollte die individuelle Ermittlung von kundenspezifischen Wünschen darstellen, samt der gekonnten sowie möglichst originellen Umsetzung. Das zieht natürlich bereits von Grund auf eine gewisse Abwechslung mit sich. Keine Spur also von ähnlichen oder vielleicht sogar gleichen Beschäftigungen und Tätigkeiten.

Planung einer dem Kunden zugeschnittenen Veranstaltung

Nun zurück zu unseren bunten Wundertüten. Es gibt kein Schema F, nach dem sich die Planung einer dem Kunden zugeschnittenen Veranstaltung ausrichten lässt. In unserem Business gehören Unwägbarkeiten, für die es gilt, blitzartig Lösungen zu finden, häufig einfach dazu. Ehrlich gesagt, lassen sich bunte Wundertüten sogar nur sehr schwer vermeiden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Angepasste oder teilweise komplett neue Anforderungen und die damit verbunden Erwartungen rangieren für uns allerdings an einer der Spitzenpositionen.

Vorbereitung auf die geplante Veranstaltung

Wie also umgehen mit neuen Entwicklungen verkleidet als bunte Wundertüten? Und lassen sich einige der bunten Wundertüten vielleicht sogar bereits im Ansatz vermeiden?

Beide Fragen möchten wir mit genau einem Wort beantworten: Vorbeugung.

So lassen sich viele Unwägbarkeiten beispielsweise bereits weit im Vorfeld Ihrer geplanten Veranstaltung anhand einer für Sie maßgeschneiderten To-do-Liste ausschließen. Die To-do-Liste garantiert ebenfalls eine schnellere Reaktionszeit auf angepasste oder komplett neu eintretende Anforderungen. Alle Projektbeteiligten sind „up to date“ und besitzen somit zu jeder Zeit der Vorbereitung auf die Veranstaltung den gleichen Wissensstand.

Unser Anspruch

Das ist unser Anspruch, daran lassen wir uns messen. Denn wir wissen: Nur in diesem Fall können wir rückblickend gemeinsam mit Ihnen feststellen, dass die bunte Wundertüte anstatt des Unvorhersehbaren nur Erwartbares hervorgebracht hat. Und noch viel wichtiger: Dass ihr Gefühl der vollkommenden Zufriedenheit nicht den Hauch von Enttäuschung zugelassen hat.

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