Eventagentur trifft QM-System

Gleich zu Beginn einer Projektanfrage gilt es sich an die, anhand des QM-Systems, eingeführten Strukturen sowie Prozesse zu halten. Jede Anfrage von Kunden/Kundinnen landet im aller ersten Schritt in einer (digitalen) Projektliste. Neben den Kontaktdaten lassen sich hier auch alle benötigten Informationen zur geplanten Veranstaltung finden (u.a. Datum, Uhrzeit, Ort, Art, Teilnehmeranzahl, Budget).

(Digitale) Listen sowie Vorlagen bilden einen wesentlichen Bestandteil eines QM-Systems. Alle sind von der Grundstruktur ähnlich aufgebaut sowie benannt. Sowohl unsere Kollegen/Kolleginnen als auch unsere Kunden/Kundinnen sollen sich beispielsweise in der dritten, fünften oder sogar zehnten Updatekalkulation ohne Probleme zurechtfinden. Die Möglichkeit eine „eigens gebaute“ Kalkulation (alles schon erlebt) auf dem Desktop zu besitzen, vermeiden wir so bereits im Ansatz. Ganz ähnlich verhält es sich somit auch bei einer To-do Liste, einem Gesprächsprotokoll, einem Regie-/Ablauf- oder Aufbauplan sowie, natürlich, auch bei einem unserer Herzstücke, den Eventkonzepten.

Und auch bei der Nachbereitung von Veranstaltungen lässt sich auf ein sehr breites Spektrum an Vorlagen zurückgreifen (u.a. Lieferantenbewertungen, Feedbackbögen).

Gewinn sowohl für den Kunden/die Kundin als auch für die Eventagentur

Wir stecken einen ungefähren Rahmen. In diesem Rahmen bewegen sowohl wir uns, als auch unsere Kunden/Kundinnen. „Das können wir Euch anbieten bzw. das könnt ihr von uns erwarten“. Wir bringen neben einer Menge an Erfahrung auch eine Menge an den eben beschriebenen (digitalen) Listen sowie Vorlagen mit ein. Uns ist dabei natürlich bewusst, dass nicht jedes Eventprojekt gleich abläuft, keinesfalls sogar. Nicht selten entstehen bei gemeinsamen Absprachen mit unseren Kunden/Kundinnen angepasste oder teils sogar auch komplett neue Eventdokumente. Einen ungefähren Weg zum Ziel vorzugeben, der im Anschluss von dem Kunden/von der Kundin klar definiert wird, bringt jedoch sowohl ihn/sie als auch uns ein gehöriges, vielleicht sogar das entscheidende Stück weiter.

Entscheidung für eine Eventagentur mit QM-System

Wo liegen nun also final die genauen Unterschiede zwischen einer Eventagentur mit QM-System sowie einer Eventagentur ohne QM-System? Vorweg: Eine allgemeingültige Aussage ist hier sicherlich nicht möglich. Dennoch denken wir, dass (immer wieder große) Themen wie beispielsweise die klare Nachvollziehbarkeit von Ideen, Meinungen und Entscheidungen sowie die direkt und genau zum Ziel führende Projektplanung/-umsetzung anhand eines eingeführten QM-Systems im Wesentlichen nicht nur besser, sondern auch deutlich präziser abgebildet werden kann.

Nur eine Floskel?

Erstaunlich ehrlich und außergewöhnlich transparent. Mit diesem Leitgedanken werben wir gegenüber unseren Kunden/Kundinnen. Unsere eingeführten Strukturen sowie Prozesse sind nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Wir garantieren Abläufe die darauf ausgerichtet sind die Anforderungen unserer Kunden/Kundinnen zu bestimmen, zu verstehen sowie beständig zu erfüllen. Durch stetige Optimierungen sowie kontinuierliche Verbesserungen profitieren unsere Ansprechpartner*innen gleichzeitig von einer ständig steigenden Projekteffizienz.

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Wikipedia definiert den Begriff Hygiene wie folgt: „Hygiene (altgriechisch ὑγίεια hygíeia, „Gesundheit“, ὑγιεινή hygieinḗ „der Gesundheit dienende Kunst“) ist zum einen die Lehre von der Gesunderhaltung des Einzelnen und der Allgemeinheit und zum anderen die Gesamtheit der Maßnahmen zur Erhaltung und Verbesserung der Gesundheit und des Wohlbefindens sowie zur Vermeidung und Bekämpfung von Infektionskrankheiten und Epidemien.“

Hygiene auf Events

Auch vor der Corona-Pandemie haben wir uns selbstverständlich bereits mit der Gesundheitserhaltung unserer Besucher*innen, Kunden/Kundinnen, Mitarbeiter*innen sowie Dienstleister*innen und Partner*innen befasst – so spielten schon immer diverse Gesetze, Verordnungen und Handlungshilfen bei der Planung von Events eine wesentliche Rolle. Die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes, der Lebensmittelhygiene-Verordnung, der Versammlungsstättenverordnung und der Verkehrssicherungspflichten gehörten unentwegt fest dazu – um nur einige wenige Beispiele zu nennen.

Wir als Eventplaner*innen sind uns der großen Verantwortung für alle zur Veranstaltung gehörenden Personen bewusst und bilden uns in allen eventrelevanten Belangen stetig weiter. Zudem setzen wir für gewisse Themen Experten/Expertinnen, wie z. B. Technische Leiter*innen, Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Sicherheitsbeauftragte ein.

Infektionsschutz- und Hygienebeauftragter für Veranstaltungen

Aus aktuellem Anlass spielt der Infektionsschutz eine wichtigere Rolle denn je. Der Bedarf Risiken anhand des Infektionsschutzes zu erkennen sowie die entsprechenden Gegenmaßnahmen zu ergreifen, wird uns in naher Zukunft vermehrt begleiten und einen zentralen Bestandteil zur Bekämpfung der Corona-Pandemie bilden.

Die Qualifizierung zum/zur Infektionsschutz- und Hygienebeauftragten für Veranstaltungen wird bereits seit einiger Zeit angeboten – gewinnt nun allerdings immer mehr an Bedeutung. Interessant ist hierbei, dass der Tätigkeit als Infektionsschutz- und Hygienebeauftragte*r derzeit keine gesetzliche Formalqualifikation zu Grunde liegt (Stand: April 2021). Zudem ist der Aufgabenumfang nicht festgeschrieben – dieser ist aktuell lediglich von der Beauftragung abhängig. Es ist abzusehen, dass sich dieser Zustand in der näheren Zukunft vermutlich noch ändern wird. Sobald wieder Live-Events stattfinden dürfen, werden vermehrt Hygieneschutzkonzepte angefertigt werden müssen, welche ein gewisses Fachwissen voraussetzen.

Das passende Hygienekonzept

Aber was beinhaltet eigentlich ein solches Hygienekonzept und wie genau sieht es aus? Derzeit gibt es hierzu keine bestimmten Vorgaben. Fest steht allerdings, dass es sich bei einem guten Hygienekonzept sicherlich nicht nur um einen sexy 1-Seiter handelt, der mal eben so aus dem Ärmel geschüttelt wird. Ein passendes Hygienekonzept sollte gut durchdacht und individuell auf die Veranstaltung zugeschnitten sein und neben einer Veranstaltungsbeschreibung u.a. auch eine systematische Gefährdungsbeurteilung sowie eine Risikobewertung beinhalten. Daraus resultiert dann ein detaillierter Maßnahmenkatalog inkl. eines Hygieneplans, welcher wiederum aus mehreren Bestandteilen, wie einem Reinigungs-, Desinfektions- und Lüftungsplan besteht.

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Veranstaltung ganzheitlich betrachtet wird – vom Aufbaubeginn, über den eigentlichen Veranstaltungszeitraum, bis hin zum Abbauende; von der/dem Aufbauhelfer*in bis hin zum/zur Besucher*in.

Unser Fazit zum Thema Hygiene auf Events

Wir halten es für unabdingbar, sich als Eventmanager*in in diesem Bereich weiterzubilden, denn nur mit dem entsprechenden Know-How lassen sich Veranstaltungsabläufe hinterfragen sowie spezielle Risiken ermitteln und minimieren.

Nur gemeinsam schaffen wir es heraus aus dieser Zeit. In diesem Sinne: Bleibt gesund und bis bald – hoffentlich in live!

– Dieser Blogartikel ist im April 2021 entstanden. Eventuelle im Nachgang in Kraft getretene Gesetzesänderungen oder Verordnungen sind nicht berücksichtigt –

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Wir erinnern uns kurz gemeinsam zurück. Der Ablauf lässt sich sehr grob wie folgt zusammenfassen: Zuallererst galt es sich eine ganze Menge an theoretischem Wissen anzueignen. Mit diesem theoretischen Wissen ging es dann in die schriftliche Führerscheinprüfung und im Anschluss auf die Straße. Und, zu guter Letzt, stand über all dem eben Beschriebenen die praktische Fahrprüfung.

Aufbau eines Qualitäts-managementsystems (QMS)

Beginnen wir chronologisch mit dem Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems, also dem Besuch der Fahrschule, um theoretisches Wissen zu erlangen. Vieles haben wir schon mal gehört, einiges kennen und können wir gegebenenfalls auch bereits, wiederum andere Inhalte sind uns völlig neu. Ein übersichtliches Organigramm für unser Unternehmen bekommen wir locker-flockig aufs Papier. Eine tabellarische Qualifikationsmatrix für alle Mitarbeiter*innen ist ebenfalls schnell erstellt. Aber eine benotete Chancenanalyse, die eine bewertete Risikoanalyse mit einbezieht? Oder wie wäre es mit der Ermittlung von innerbetrieblichen sowie zwischenbetrieblichen Prozesskennzahlen?

Internes Audit

Ersparen wir Ihnen die genauen Einzelheiten und bewegen uns weiter zum internen Audit, unsere schriftliche Führerscheinprüfung. Es gilt, Gelerntes anzuwenden, aufkommende Fragen korrekt beantworten zu können. Was dem Fahrschüler/der Fahrschülerin seine/ihre Fragebögen sind, ist bei uns eine Mischung aus Unternehmenshandbuch, Prozessbeschreibungen sowie u.a. bereits erwähnten Matrizen (Mehrzahl Matrix), Analysen sowie Kennzahlen. Diese sollten dem/der Auditor*in natürlich möglichst gekonnt und souverän vorgetragen werden. Ähnlich wie bei der schriftlichen Führerscheinprüfung ist auch hier eine gewisse Anzahl an Schnitzern erlaubt.

Neu eingeführte Strukturen

Beschäftigen wir uns aber nicht weiter mit vielleicht möglichen Schnitzern, es geht nun endlich raus auf die Straße. Ungewohnt, aber von Zeit zu Zeit finden wir uns dann doch ganz gut zurecht. Gleiches gilt für die aktualisierten und teilweise auch neu eingeführten Strukturen durch das nun fertig aufgebaute Qualitätsmanagementsystem. Und sollte es ab und an doch noch ruckeln oder klappern, wird im Nu korrigiert.

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015

Dann irgendwann sind wir bereit, bereit für den großen Tag. Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015! Der/Die Prüfer*in setzt sich zu uns an den Schreibtisch oder, um bei unserem Beispiel zu bleiben, begibt sich zu uns ins Fahrschulauto.

Wieder gilt es, Gelerntes anzuwenden, aufkommende Fragen korrekt beantworten zu können sowie möglichst gekonnt und souverän zu performen. Sicher kein leichtes Unterfangen, aber ein lohnendes. Ging es vorher noch auf dem klapprigen Drahtesel über verkantete Feldwege, geht es nun im elektronisch angetriebenen Sportwagen geradlinig über die Autobahn. Drastisch ausgedrückt, aber wir finden, das trifft es eigentlich ganz gut auf den Punkt.

Nur eine Floskel?

Erstaunlich ehrlich und außergewöhnlich transparent. Mit diesem Leitgedanken werben wir gegenüber unseren Kunden. Unsere eingeführten Strukturen sowie Prozesse sind nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziert. Wir garantieren Abläufe, die darauf ausgerichtet sind, die Anforderungen unserer Kunden zu bestimmen, zu verstehen sowie beständig zu erfüllen. Durch stetige Optimierungen sowie kontinuierliche Verbesserungen profitieren unsere Ansprechpartner*innen gleichzeitig von einer ständig steigenden Projekteffizienz.

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