Die Teilnehmer*innen emotional abholen

Eine einfache Frontalbeschallung ist heutzutage nicht mehr „up to date“. Was also tun? Die Teilnehmer*innen wollen mitmachen und mitbestimmen – nur so fühlen sie sich emotional abgeholt. Das hört sich erst einmal einfach an, aber ist es das auch? Hier lohnt es sich, Gedanken zu investieren! Es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Einige Beispiele.

Die Integration der Teilnehmer*innen sollte möglichst schon vor dem Event starten!

Warum sollte sich der/die Teilnehmer*in nicht selbst vorab seine/ihre persönliche Agenda digital zusammenstellen können? Wann möchte er/sie welchen Vortrag oder welchen Workshop besuchen? Wann möchte er/sie sich freie Zeiten zwischenschieben oder wann einen Gesprächstermin mit einem Vertriebskollegen/einer Vertriebskollegin wahrnehmen, welcher parallel digital vereinbart wurde? Jede/n Teilnehmer*in treiben spezielle Fragen um – warum diese also nicht bereits vor dem Event einreichen, so dass der/die Referent*in direkt darauf eingehen kann?

Den Vortrag des Referenten/der Referentin auf die Zielgruppe anpassen

Apropos Referent*in. Wäre es nicht sinnvoll, dass der/die Referent*in seinen/ihren Vortrag genau auf seine/ihre Zielgruppe anpasst? Stellen Sie sich einmal vor, er/sie könnte sich optimal vorbereiten, indem er/sie im Vorfeld kleine Steckbriefe von den Zuhörern/Zuhörerinnen erhält, die sich für seinen/ihren Vortrag angemeldet haben. Auch das kann schon vor der Veranstaltung abgefragt werden. Der/Die Teilnehmer*in spürt so ein echtes Interesse an seiner/ihrer Person und seinen/ihren persönlichen Fragestellungen.

Bestmöglichen Wissenstransfer schaffen

Auf der Veranstaltung angekommen, wartet auf jede/n Teilnehmer*in seine/ihre maßgeschneiderte Agenda. Und auch in den einzelnen Vorträgen und angebotenen Workshops wird die Teilhabe großgeschrieben. So kann durch Kleingruppen ein bestmöglicher Wissenstransfer geschaffen werden, da auch Gespräche und ein persönlicher Austausch möglich sind. Bei großen Gruppen ist dies schwieriger umsetzbar, doch auch hier können spezielle Eventsoftwares oder Event-Apps weiterhelfen, mit denen während des Vortrags Abstimmungen getätigt und/oder Fragen an den Referenten/die Referentin gestellt werden können. Der/Die Referent*in kann so aktiv und spontan auf seine/ihre Zuhörer*innen eingehen; die Teilnehmer*innen können das Programm mitgestalten.

Leicht miteinander ins Gespräch kommen

Auch Gruppenarbeiten können ein geeignetes Medium sein (sogar in großen Gruppen), um Inhalte aktiv zu vermitteln und die Teilnehmer*innen mitmachen zu lassen. Auch freie Zeiten und die Schaffung von entsprechenden Bereichen zum Networken sollten nicht zu kurz kommen – gerne auch angeleitet, so dass man leicht miteinander ins Gespräch kommt. Spielerische Bestandteile können hierbei die Stimmung lockern und zum Mitmachen animieren.

Dies sind natürlich nur einige Beispiele – die Möglichkeiten sind vielfältig und sollten immer genau auf die Veranstaltung, das Ziel sowie die Zielgruppe zugeschnitten sein.

Mehrwerte für die Teilnehmer*innen generieren

Wieder daheim lässt man das Event Revue passieren. Habe ich mich abgeholt gefühlt, war die Veranstaltung kurzweilig und vor allem: Konnte ich echte Mehrwerte für mich generieren? Wenn alle Fragen mit einem Ja beantwortet werden können, haben die Organisatoren einiges richtig gemacht. Ist es nicht auch genau das, worum es bei einem gelungenen Event geht?

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Hellpinke Wundertüte

An diesem spätherbstlichen Nachmittag stand ich mitten in einem der vielen Kioske, die der Stadtteil Flingern in Düsseldorf so zu bieten hat. Fast unscheinbar zwischen Schokoriegeln und Weingummis lag sie, eine hellpinke Wundertüte. Rein aus Interesse betrachtete ich die abgebildeten Grafiken und las mir ausführlich die zum Kauf auffordernden Texte durch. Diese konnten mich, fast schon erwartungsgemäß, nicht überzeugen und so entschied ich mich schlussendlich relativ schnell gegen die hellpinke Wundertüte.

Bei einer solchen Wundertüte kommt nach dem Kauf das Unvorhersehbare mindestens genauso oft zum Vorschein wie das Erwartbare. Und wenig später reiht sich neben dem Gefühl der Zufriedenheit zusätzlich auch immer noch ein Hauch von Enttäuschung ein.

Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement

Nicht nur in Kiosken, gelegen im Düsseldorfer Stadtteil Flingern, kommen Wundertüten vor. Auch der Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement besitzt eine Menge farbenfroher und bunter Wundertüten. Jede von ihnen ist dabei gleichermaßen einmalig wie einzigartig gestaltet.

Bevor es gleich weitergeht mit bunten Wundertüten, werfen wir allerdings zunächst einen kurzen Blick auf den Büroalltag eines Projektleiters im Eventmanagement. Herausforderung und Antrieb zugleich sollte die individuelle Ermittlung von kundenspezifischen Wünschen darstellen, samt der gekonnten sowie möglichst originellen Umsetzung. Das zieht natürlich bereits von Grund auf eine gewisse Abwechslung mit sich. Keine Spur also von ähnlichen oder vielleicht sogar gleichen Beschäftigungen und Tätigkeiten.

Planung einer dem Kunden zugeschnittenen Veranstaltung

Nun zurück zu unseren bunten Wundertüten. Es gibt kein Schema F, nach dem sich die Planung einer dem Kunden zugeschnittenen Veranstaltung ausrichten lässt. In unserem Business gehören Unwägbarkeiten, für die es gilt, blitzartig Lösungen zu finden, häufig einfach dazu. Ehrlich gesagt, lassen sich bunte Wundertüten sogar nur sehr schwer vermeiden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Angepasste oder teilweise komplett neue Anforderungen und die damit verbunden Erwartungen rangieren für uns allerdings an einer der Spitzenpositionen.

Vorbereitung auf die geplante Veranstaltung

Wie also umgehen mit neuen Entwicklungen verkleidet als bunte Wundertüten? Und lassen sich einige der bunten Wundertüten vielleicht sogar bereits im Ansatz vermeiden?

Beide Fragen möchten wir mit genau einem Wort beantworten: Vorbeugung.

So lassen sich viele Unwägbarkeiten beispielsweise bereits weit im Vorfeld Ihrer geplanten Veranstaltung anhand einer für Sie maßgeschneiderten To-do-Liste ausschließen. Die To-do-Liste garantiert ebenfalls eine schnellere Reaktionszeit auf angepasste oder komplett neu eintretende Anforderungen. Alle Projektbeteiligten sind „up to date“ und besitzen somit zu jeder Zeit der Vorbereitung auf die Veranstaltung den gleichen Wissensstand.

Unser Anspruch

Das ist unser Anspruch, daran lassen wir uns messen. Denn wir wissen: Nur in diesem Fall können wir rückblickend gemeinsam mit Ihnen feststellen, dass die bunte Wundertüte anstatt des Unvorhersehbaren nur Erwartbares hervorgebracht hat. Und noch viel wichtiger: Dass ihr Gefühl der vollkommenden Zufriedenheit nicht den Hauch von Enttäuschung zugelassen hat.

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Wozu benötigen Unternehmen, Verbände sowie Vereine eine Eventagentur?

Eine berechtigte Frage. Nun, für die Antwort fallen uns direkt Begriffe wie Fachkenntnisse, Erfahrungswerte sowie Netzwerke ein. Doch wenn wir uns kurz Zeit nehmen, einmal drüber nachdenken, setzt unsere Begründung viel eher beim Wecken von Emotionen sowie dem Betreiben von Storytelling an.

Wir sehen z.B. keinen wirklichen Bedarf an unseren Leistungen, wenn die Planung der Veranstaltung mit der Buchung eines Plenums samt Tagungspauschale abgeschlossen ist. In solchen Fällen betreut Sie spätestens ab der Unterschrift ausgebildetes Fachpersonal der favorisierten Location oder des bevorzugten Hotels.

Das Ziel einer möglichst maßgeschneiderten Veranstaltung

Sobald Sie sich allerdings mit einer klaren Message an Ihre eingeladenen Teilnehmer richten möchten, empfehlen wir Ihnen einen Unterschiedsspieler. Der Unterschiedsspieler behält gemeinsam mit Ihnen das vorformulierte Ziel einer möglichst maßgeschneiderten Veranstaltung im Blick. Er kreiert die Ideen, über dessen Umsetzung Sie letzten Endes die Entscheidungen treffen.

Unser Team besteht aus solchen Unterschiedsspielern. Doch anhand welcher Abläufe entwickeln, entwerfen und konzipieren wir bei uns auf den Schreibtischen für Sie solche möglichst maßgeschneiderten Veranstaltungen?

Der individuelle rote Faden für Ihre geplante Veranstaltung

Den Auftakt bildet in den meisten Fällen ein uns vorliegendes Briefing der geplanten Veranstaltung. Unklarheiten klären wir mit Ihnen dabei gerne auf dem für Sie kürzesten Dienstweg.
Liegen uns alle Informationen gesammelt vor, erhält die geplante Veranstaltung von uns einen individuellen roten Faden. Wir sind fast gewillt zu sagen, dass sie von uns genau die Aufmerksamkeit bekommt, die sie auch verdient. Festgehalten in einem veranschaulichten Konzept, für uns beginnend mit einer authentischen Kommunikation sowie nachweislich erfolgreichen Veranstaltungsinhalten und -elementen.

Lassen Sie uns Ihre Grenzen kennen lernen

Geradlinigkeit steht dabei an oberster Stelle. Darüber definieren wir uns. Und dabei kennen wir auch keine Grenzen, vielmehr wollen wir Ihre kennen lernen. Ja, auch dieser Reiz treibt uns an. Sie mögen zu Beginn verschiedene Hürden sehen, wir freuen uns bereits auf den gemeinsamen Zieleinlauf.
Bisher war es für Sie unvorstellbar, Ihre Tagung in einer Start-up-Factory abzuhalten, undenkbar, Ihre Teilnehmer Golfbälle von dem Dach eines Schiffes in die Spree schlagen zu lassen, oder einfach nicht realisierbar, eine nützliche Veranstaltungs-App zu integrieren?

Das war es auch für viele andere Unternehmen, Verbände sowie Vereine vor Ihnen. Bis sich aus eben genannten, einmaligen Ideen die individuelle Geschichte ihrer Veranstaltung entwickelt hat.

Ihre individuelle Veranstaltung

100 Führungskräfte über zwei Tage in einer extravaganten Start-up-Factory. 12 Gründer mit zehn außergewöhnlichen Produkten. Sechs Stunden um anhand des ausgefallenen Speeddating-Konzepts zwei Favoriten zu benennen. 1 Golfball aus Fischfutter, der alle 112 Teilnehmer gleichermaßen begeisterte. Unmengen an Abstimmungen, Dateien und Kommentaren abgebildet in genau dieser einen Veranstaltungs-App.

Es beginnt vielleicht mit wirren Ideen, doch endet schlussendlich in Ihrer individuellen Veranstaltung. Können Sie jetzt besser nachvollziehen, warum wir keine Grenzen kennen?

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Wir treiben Aufklärung. Liefern Ihnen dazu unsere drei Lehren aus Denkfehlern im Bereich des Eventmanagements.

Das finanzielle Potenzial Ihrer Veranstaltung

Im ersten Abschnitt werfen wir gemeinsam mit Ihnen einen detaillierten Blick auf das finanzielle Potenzial Ihrer Veranstaltung. Der Einfachhalt halber soll uns in diesem Fall eine Tierversicherung als Grundlage dienen, samt Ihnen als Leiter/-in des Marketingbereichs eines Versicherers Ihrer Wahl. Das Produkt Tierversicherung wird von Ihrem Unternehmen nicht angeboten. Und das, obwohl nachweislich jeder Fünfte der bei Ihnen Versicherten ein Haustier besitzt.

Integration von Workshops

Long story short: Sie integrieren zu diesem Thema Workshops bei Ihrer alljährlichen Führungskräftetagung. Die Workshops widmen sich dem Thema der Entwicklung sowie zeitnahen Einführung einer Tierversicherung. Integriert in Ihre Veranstaltung belaufen sich die Kosten der Workshops auf nicht mehr als EUR 100.00 pro Teilnehmer. Die jährlichen Beiträge für eine Hundehaftpflichtversicherung bewegen sich zwischen EUR 70.00 und EUR 150.00.

Die Durchführungskosten stehen für uns und sollten auch für Sie immer in Relation zu dem finanziellen Potenzial Ihrer Veranstaltung stehen.

Die Messbarkeit des Erfolgs Ihrer Veranstaltung

Mehr Lob als Kritik. Höhere Teilnehmerzahlen im Vergleich zu den letzten Jahren. Come on! Sie besitzen und benötigen andere Mittel, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung messbar zu machen. Gemeinsam mit Ihnen arbeiten wir vor der Veranstaltung einen IST-Zustand aus. Bevor Sie bei uns im Supermarkt die Lebensmittel einkaufen, schauen wir also erst mal zusammen mit Ihnen gepflegt in Ihren Kühlschrank, kapische?

Nur mit einem IST-Zustand lässt sich für uns und sollte sich auch für Sie der Erfolg Ihrer Veranstaltung messen lassen.

Bestimmung des IST-Zustands

Aber wie schaut so ein IST-Zustand aus? Und noch viel wichtiger, was muss ich tun, um diesen zu bestimmen? Begnügen wir uns hierfür wieder am Beispiel Ihrer Tierversicherung. Wir befinden uns ein halbes Jahr vor der von Ihnen geplanten Führungskräftetagung. Sie senden einen Fragebogen an Ihre erfolgreichsten Außendienstmitarbeiter/-innen. Integrieren natürlich auch die Frage nach dem Bedarf an neuen Versicherungen. Mehr als zwei Drittel antwortet Ihnen mit dem Wunsch der Entwicklung eines Modells für die Versicherung von Tieren.

Die Formel für den Erfolg Ihrer Veranstaltung

Rückblickend lässt sich also festhalten, dass wir bei einem persönlichen Gespräch mit Ihnen gemeinsam den IST-Zustand sowie das (finanzielle) Potenzial Ihrer Veranstaltung bestimmen würden.

1. IST-Zustand (Status quo): Warum planen Sie, die Veranstaltung durchzuführen?
2. Potenzial (langfristig): Was bringt Ihnen die Durchführung der Veranstaltung?

Für uns und auch für Sie sollte ein erkennbarer Zusammenhang zwischen dem IST-Zustand sowie dem Potenzial Ihrer Veranstaltung bestehen.

Wir wollten für Sie Aufklärung betreiben. Mit Hilfe einer Formel den Nachweis für den Erfolg Ihrer Veranstaltung erbringen. Für uns gilt:

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